Business Process Management: BPM

Dans cet article, nous allons parler des processus et du Business Process Management (BPM). Nous allons ici définir concrètement ce vocabulaire, afin de poser les bases pour la suite de cet article.

1. PROCESSUS

D’après l’organisme international de normalisation ISO, un processus est défini comme un ensemble  d’activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Modéliser ou cartographier un processus c’est donc capturer une séquence ordonnée d’activités de production, de communication ou de contrôle visant à atteindre un objectif, et aussi les ressources et les acteurs soutenant ces activités.

Chaque processus doit ainsi avoir un objectif bien identifié, expression de la mission qu’il doit accomplir. Le concept de processus intègre six notions principales : objectif et activité mais aussi acteur, ressource, résultat et événement :

  1. Une ressource correspond à un moyen informationnel, financier ou matériel, utilisée par une activité.
    Une ressource peut avoir été produite par une autre activité, du même processus ou d’un autre processus.
    Contrairement à un élément d’entrée, une ressource ne fait pas l’objet d’une transformation durant
    l’activité.


  2. Un acteur est une personne, une entité organisationnelle ou une application qui a la responsabilité de la
    réalisation d’une ou plusieurs activités du processus. L’acteur peut être interne ou externe à l’organisation
    et peut collaborer avec d’autres acteurs pour l’atteinte de l’objectif du processus. En général, on essaye de
    découper les activités pour que celles-ci soient confiées à un même acteur.


  3. La réalisation d’une activité produit un résultat en sortie, une concrétisation partielle ou finale
    convergeant vers l’objectif du processus. Le résultat d’une activité peut être soit un évènement, soit
    une ressource ou une entrée pour une autre activité.


  4. Enfin, un évènement est quelque chose qui arrive et qui influence le déroulement d’une activité, en la
    déclenchant par exemple. Il ne représente aucun travail, ne consomme donc aucune ressource et ne
    produit aucun résultat.

2. PROCESSUS ET PROCEDURE

En théorie, on entend souvent qu’il ne faut pas confondre ces deux termes.
Les processus décrivent les activités de l’entreprise selon une approche managériale et transversale. Ils s’intéressent aux objectifs, aux résultats et aux moyens à utiliser pour les atteindre efficacement. Que devons-nous faire ? Pourquoi ? Pour quels objectifs ? Avec quels acteurs ?

Les procédures explicitent la façon d’accomplir une activité ou un processus, enrichies avec un niveau précis de détail opérationnel : Qu’est ce qui doit être fait ? Où ? Quand ? Par qui ? Avec quelles ressources ? Avec quel mode opératoire ?

En pratique, la frontière est floue car ces deux modes ont tendance à se chevaucher. Il est effectivement difficile de les distinguer car il existe une logique de niveau de détail entre ces deux concepts.

3. PROCESSUS METIER

Les processus métiers permettent de décrire comment une organisation atteint ses objectifs. Ils doivent être planifiés et mis en œuvre dans des conditions maîtrisées afin d’apporter un gain de qualité et une valeur ajoutée financière.

Ainsi, pour mener à bien ces objectifs, de multiples processus doivent être définis, que l’on classe en trois grandes familles :

  1. Les processus opérationnels (de réalisation) sont les processus qui sont au cœur de l’activité métier
    de l’organisation et produisent de la valeur ajoutée, comme par exemple « Gestion des clients » ou
    « Production des voitures ».


  2. Les processus support qui viennent soutenir les processus opérationnels, comme par exemple
    « Contrôle du budget», « Recrutement d’un employé », « support utilisateur ». Ils apportent
    indirectement de la valeur à l’organisation et sont nécessaires pour l’exécution des processus de
    réalisation.


  3. Les processus qualité, pilotage ou décisionnel réunissent les processus qui ne sont pas
    directement indispensables pour la production mais traduisent l’aptitude à satisfaire des exigences de
    qualité et de performance dans une organisation, comme « Négociation de partenariat » ou « Conception
    d’un plan stratégique ». Ce sont généralement les processus de la direction et de l’encadrement.

Cette classification sert souvent de base à la cartographie globale des macros processus. En général, les processus opérationnels demandent davantage d’attention puisqu’ils sont spécifiques au métier et ont un impact direct sur la performance de l’entreprise. Les processus support présentent moins de particularité. On les retrouve souvent dans toutes les organisations sous des formes plus ou moins génériques. Dans tous les cas, il n’y a pas de cloisonnement de ces trois familles. Entre opérationnalité, support et pilotage, il ne doit pas y avoir d’indépendance mais une véritable

4. BPM

En pratique, l’acronyme BPM peut vouloir dire deux choses.
La première définition fait référence au domaine de la Gestion. On parle ici de Business Process Management ou Gestion des Processus Métiers. L’objectif est de modéliser, piloter, et optimiser les processus métiers afin d’en accroître l’efficacité (le mieux au meilleur coût), l’agilité (ou capacité d’auto-organisation et d’adaptation) et la robustesse (risques maitrisés), dans une approche systémique. Grâce au BPM, les processus peuvent être alignés avec les besoins stratégiques, opérationnels et techniques de l’organisation.

L’acronyme BPM peut également signifier Business Process Model* ou Modèle de Processus Métiers. On fait ici référence à une des activités essentielles de la gestion des processus : l’art de modéliser des processus à savoir la cartographie ! On utilise des langages ou notations graphiques souvent normés comme UML pour Unified Modelling Language et bien sur BPMN pour Business Process Model and Notation.

Ainsi, les deux sont fortement liés car la modélisation des processus métiers est un outil indispensable à la gestion de processus métiers.

 

* Ou Business Process Mapping (Cartographie des processus métiers)

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